As notas fiscais eletrônicas têm alguns dados obrigatórios para ser incluídos, tais como o CNPJ de todas as empresas que estão participando da venda ou de outra operação, o valor e um código que se chama Código Fiscal de Operações e de Prestações (CFOP). Significa: Venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros em operação com mercadoria sujeita ao regime de substituição tributária, na condição de contribuinte substituído
É com essa numeração que na Secretaria da Fazenda entende que tipo de atividade comercial ocorreu entre as duas empresas e quais são os impostos que foram recolhidos ou que deveriam ter sido. A lista de numerações que se pode colocar na nota fiscal eletrônica é bem longa e é por isso que os microempreendedores que não têm um contador possuem mais possibilidade de errar.
E o cfop 5405? Quando se usa?
Esse código corresponde especificamente quando se compra ou se vende um produto que passa por substituição tributária. Isso quer dizer que alguma pessoa envolvida na venda já realizou o recolhimento do ICMS. Vale dizer que esse código também pode ser referente a contribuinte substituído: a empresa que faz a nota fiscal não é aquela que vai realizar também o pagamento tributário.
Não se tem um tipo específico de mercadoria para a qual se possa usar o cfop 5405: qualquer tipo de coisa produzida pode ter esse código fiscal incluído, apesar de não serem citadas as cooperativas.
Quem é autorizado a fazer o cfop 5405?
Existe uma diferença a respeito da emissão quando a empresa é de grande porte ou de pequeno. Não porque exista código fiscal específico: a diferença é referente a quem vai emitir. Quando a corporação tem um setor contábil, os profissionais específicos do setor é quem emitem a nota fiscal eletrônica. Nesse caso, é menos provável que se tenham de fazer correções porque eles são mais experientes.
Já quando é uma empresa familiar ou a microempresa, o mais normal é que o empreendedor também assuma esse tipo de emissão. De fato, ele pode fazê-lo, mas é recomendado que ele estude um pouco esses códigos para que as notas fiscais eletrônicas estejam certas.
E se o empreendedor erra?
Mesmo que ele aprenda os códigos, ele pode colocar algum errado e até os contadores estão sujeitos a isso. Se ocorrer erros, o indicado é que a empresa não espere demais para fazer uma carta de correção, através da qual ela vai conseguir corrigir a conta do ICMS e outros aspectos.
É preciso dizer que trocar o código fiscal não é autorizado: quando se usa o cfop 5405 de forma errada ou ele não é colocado, é melhor procurar a Secretaria da Fazenda para saber como corrigir.
Emissão
As notas fiscais eletrônicas sempre são feitas através do programa que está em http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/principal.aspx. Qualquer empresa pode fazer o seu download, desde que ela já tenha feito o seu CNPJ. Retomando a parte de os empreendedores estudarem esses códigos antes de emitirem as notas fiscais, isso é facilitado pelo portal, pois ele tem muitas legislações. Para descobrir onde a Secretaria da Fazenda municipal está instalada, é só ir à direita e utilizar a pesquisa.