Quando os empreendedores ficam um pouco mais acostumados às notas fiscais, entendem que qualquer transação que eles façam com outras companhias ou com algum cliente tem um código para registrá-la. Eles, que são fornecidos pela Secretaria da Fazenda, são conhecidos como Códigos Fiscais de Operações e Prestações (cfop).
É simples localizar todos esses códigos, já que o Portal da Nota Fiscal Eletrônica ensina-os, bem como a Sefaz. Os microempresários também são obrigados a registrar esses códigos, já que essa é uma coisa cobrada de todos os CNPJs. Para que não haja equívocos no preenchimento, é interessante que as empresas, conforme aumentam de alcance, tenham à disposição algum contador; enquanto ele não puder ser contratado, os empreendedores podem assumir a NF-e.
A que se refere o cfop 1403?
Esse é o código de quando algo é comprado para, depois, ser vendido. Porém, é fundamental que esse produto seja de substituição tributária, como quando uma loja de material de construção adquire sacos de cimento para poder vender: para que haja substituição tributária com relação a ele, é preciso que outra empresa tenha quitado o ICMS.
Importa dizer que, apesar de o exemplo ter sido com o material de construção, qualquer outro tipo de produto que se encaixe na revenda pode ser assinalado a nota fiscal eletrônica como cfop 1403.
O que acontece com a empresa se o cfop 1403 é registrado errado?
Depende se a empresa em questão corrige a nota fiscal eletrônica ou não. Se ela é corrigida, então não existe qualquer pena por parte da Receita Federal. Entretanto, se a nota fiscal eletrônica continua registrada erroneamente e há discrepâncias a respeito do ICMS, pode ser feita até uma denúncia por sonegação de impostos.
O problema de quando essa denúncia é realizada é que o empresário responsável pode ser preso. No entanto, ele ainda tem mais penas, como passar aos cofres públicos todo esse imposto que faltou e adicionar a ele uma multa de 20%.
A Carta de Correção é importante porque deixa que a empresa troque os dados fiscais e não seja denunciada, com a ressalva de que não se pode trocar o cfop. Afinal, ele é como o DNA da nota fiscal eletrônica: se a empresa erra esse código fiscal, é como se a nota fiscal toda fosse inexistente e, para formalizar isso, é melhor que ela seja inutilizada.
Utilizando o Portal da NF-e
Tanto a inutilização, explicada acima, quanto outros processos corretivos são possibilitados com o Portal da Nota Fiscal Eletrônica: http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/principal.aspx. Os empresários realizam o login utilizando o CNPJ e procuram o histórico de notas fiscais, solicitando a inutilização e podendo ver as outras que já foram inutilizadas.
Se a pessoa não encontrar a aba de inutilização, recomenda-se ir à direita e procurar o site da Secretaria da Fazenda correspondente à unidade federativa. Contatando-a, a orientação pode ser mais específica, mesmo se a o que se quer é a Carta de Correção. Dados sobre a duplicidade de recolhimentos também são conseguidos, inclusive os esquemas XML.