DEFIS significa declaração de informações socioeconômicas e fiscais e tem como principal objetivo realizar a comunicação do órgão fiscal, ou seja, a Receita Federal, dados econômicos e também fiscais da empresa que está ou algum dia esteve dentro do regime no mesmo período abrangendo a declaração.
As principais informações que devem ser apresentadas em sua DEFIS são:
Em sua DEFIS é necessário conter algumas informações que são indispensáveis como os ganhos de capital, quantidade de empregados que tinha do início do período que foi abrangido pela declaração, quantidade de empregados logo ao final do período abrangido pela declaração. Em caso de micro empresa (ME) ou empresa de pequeno porte (EPP) é necessário manter a escrituração contábil que tenha evidenciado os lucros superiores ao limite, no período que a declaração abrange, informando os valores de lucro contáveis apurados. Além da identificação e rendimento de todos os sócios.
Não se esqueça de colocar o CPF e nome completo, junto aos rendimentos isentos que foram pagos pelos sócios da empresa (dividendos), rendimentos tributáveis pagos aos sócios da empresa (pró-labore), percentual de participação de sócios no capital social da empresa no último dia do período que a declaração abrange e também o imposto de renda retido na fonte sobre os rendimentos pagos pelos sócios pela microempresa ou empresa de pequeno porte.
Fundamental também conter saldo em caixa ou no banco no início do período que a declaração abrange e o saldo também ao final do período. O total de todas as despesas também ao longo do período que a declaração abrange.
Nesse caso deve-se informar todas as despesas de pessoa jurídica nesse período, lembrando de considerar as despesas operacionais e também as não operacionais como salários, custos, entre outros. Outro fator importante é informar as mudanças de endereço já realizadas ao longo do período abrangido pela declaração, independente de quantas é necessário informar.
Prazo e multas
A DEFIS deve ser entregue até o dia 31 de março do ano seguinte ao período abrangido que foi declarado.
Essa obrigação não possui multa devido atrasos na entrega. Porém as apurações mensais desses períodos feitas a parti de março de cada ano no próprio sistema PGDAS-D só estarão permitas gerar depois de ter entregue a DEFIS do ano anterior.
Por isso estar com a documentação em dia é fundamental, pois serão obtidas através de todos os demonstrativos contábeis relacionados a empresa.
Como é feita a entrega da DEFIS
A declaração é entregue através do site do Simples Nacional e para isso se utiliza o certificado digital que a empresa possui, junto ao código de acesso ou até mesmo à procuração eletrônica. Vale lembrar que mesmo se a empresa estiver inativa será necessário entregar a DEFIS da mesma maneira.
Assim como outros demais declarações a DEFIS deve estar regulariza, para não estar em atrasos com a lei, podendo trazer problemas futuros complexos de ser resolvidos. Quanto mais em dia estiver com as documentações e declarações exigidas por lei, menos riscos correrá de pagar multas ou de ter qualquer tipo de transtorno que muitas vezes acaba sendo de grande trabalho para ser resolvido.