Em muitas instituições importantes no Brasil, para que um documento seja respeitado e tenha valor jurídico ele deverá ser devidamente autenticado. Em vista disso, é extremamente fundamental que tal documento respeite os processos de autenticação importantes em todos os casos. Esses serão casos em que a cópia de um documento deverá assumir o papel oficial de um documento original, considerando sua importância jurídica. Assim, a principal finalidade de autenticar documentos é assegurar que sua própria cópia seja considerada Legal pela Justiça do Brasil.
Neste artigo vamos falar sobre a autenticação de documentos e o papel desse processo na sociedade, explicando detalhes importantes. Vamos responder a questão principal do artigo: somente o responsável pode autenticar documentos? Vamos explicar sobre isso e enfatizar a autenticação e todos os seus processos. Quais seriam os motivos para um documento não ser autenticado e diversos pontos que irão lhe ajudar quando for sua vez de autenticar um documento pela primeira vez.
Muitas pessoas têm diversas dúvidas sobre a autenticação de documentos e como funciona os processos que são fundamentais diante disso. Para você entender bem sobre isso, é importante saber que a autenticação é divida em três perguntas básicas e fundamentais: como uma autenticação é feita? Quem é a pessoa que irá validar um documento autenticado? Em quais momentos a autenticação será necessária?
O que é autenticação de documentos?
O primeiro passo na tomada das respostas das perguntas suscitadas neste artigo é informar com clareza o que é uma autenticação de documentos. A partir de uma definição geral, podemos dizer que a autenticação é o ato de oferecer uma cópia de documento (xerox) a partir do documento original. A autenticação de documentos é responsável por tornar a xerox do documento original fiel, idêntica e Legal em comparação ao original.
Como é feita a autenticação de documentos?
A autenticação de documentos é feita quando a parte interessada vai até um cartório com um documento original e dá entrada em uma autenticação. O funcionário responsável, que será o escrevente, irá realizar a xerox do documento original e garantir a originalidade da cópia. O processo de autenticação realizado pelo escrevente faz uso de um selo, carimbo e assinatura do funcionário responsável pelo processo. O selo utilizado na autenticação segue um padrão utilizado pelos cartórios, assim como o carimbo e a assinatura do escrevente.
O que é preciso para realizar uma autenticação de documentos
Sem muito mistérios e exigências, os documentos necessários para a autenticação de um documento é o Documento Original que será replicado. A pessoa que estiver solicitando a cópia autenticada junto ao cartório deverá apresentar seu RG. Neste caso, o RG apresentado será necessário somente para um controle do cartório, não fazendo parte do documento autenticado. É importante frisarmos que uma cópia autenticada não poderá servir para outra cópia autenticada, somente o original pode ser copiado.
Ao observarmos que os documentos necessários para este processo é o documento original, então vem a pergunta que não quer calar: somente o responsável pode autenticar documentos? A resposta fica mais clara devido às exigências para a realização da autenticação. Devido a exigência de que o documento original seja apresentado, qualquer pessoa poderá autenticar uma cópia deste documento em um cartório.
Então, respondendo a pergunta principal do artigo, qualquer pessoa munida de documento com foto poderá autenticar um Documento Original. Há alguns casos que isso não poderá ocorrer, vamos explicar isso durante essa leitura.
Motivos para um documento não ser autenticado
Como já dissemos logo acima, uma cópia de documento autenticada não poderá gerar outra cópia autenticada. Neste caso, somente o original tem esse poder e ele deverá estar em perfeitas condições para ser replicado. Devido a isso, se houver qualquer tipo de rasura que impeça uma autenticação do original, ele não será replicado.
Autenticar documentos é um processo sério e com peso diante da Justiça. Por isso, uma das exigências da autenticação de documentos é a rigidez voltada para este processo.
Se tiver acontecido alguma adulteração no documento original, ele poderá não ser validado com uma cópia oficial. São consideradas adulterações a utilização de corretivos (branquinho) ou solventes em algum trecho do documento. Caso o documento tenha sido escrito a lápis ou alguma assinatura tenha sido feita a lápis, não será aceito como documento.
Espaços em branco onde deveriam haver assinaturas também impedem a cópia do original. Se for utilizado no original papel de fax (papel térmico) ou qualquer papel que foge aos padrões determinados pelos cartórios, não será possível uma cópia.
Pontos importantes sobre o documento original
O documento original deverá ser claro, sem apresentar rasuras e manter sua qualidade sempre que estiver guardado. É imprescindível manter o local onde serão guardados documentos importantes livres de umidade, poeira e traças. Por exemplo, você não irá conseguir autenticar um documento que por acidente foi parar na máquina de lavar roupas.
É importante que todos os documentos originais recebam uma cópia autenticada clara e sem margens de erro. Não permitir que um documento importante seja rasurado é uma obrigação do portador. A rigidez abrangida por todos os Cartórios de Notas e cartórios de um modo geral é parte fundamental deste processo.
Autenticar uma assinatura ou reconhecimento de firma
A autenticação de assinatura tem como objetivo atestar que o dono de uma assinatura em um documento original esteja presente. Isso acontece quando duas ou mais partes estão concluindo o fechamento de um contrato muito importante. Para garantir que a assinatura em um contrato seja original em comparação com um documento original, o cartório irá fazer a perícia nas assinaturas.
Para ficar mais fácil de entender, imagine que um veículo esteja sendo vendido. O cartório irá comparar a assinatura no documento original de compra e venda com a assinatura no contrato de venda do veículo. Desta forma, isso só poderá ser feito com o dono da assinatura presente.
A assinatura original só poderá ser realizada caso seja no mesmo cartório onde a houve o reconhecimento de firma. Complementando a pergunta principal do artigo, somente o responsável poderá autenticar uma assinatura original.