O tempo de serviço que as pessoas têm em cada empresa é indispensável para que a sua contribuição previdenciária seja contada. Até algum tempo, a Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) era o que o INSS mais utilizava para registrar a trajetória profissional e, com isso, detectar se a pessoa já pode se aposentar.
Hoje, é normal que o órgão também requisite a Declaração de Tempo de Serviço em alguns casos: uma das justificativas é que a página da CTPS não está legível ou que ela está muito antiga. Nessa circunstância, o INSS quer essa declaração para assegurar que os dados que está vendo na carteira de trabalho estão certos.
A pessoa que precisar dessa declaração tem de ir à empresa na qual trabalhou e solicitá-la ao setor de Recursos Humanos. É comum que demore alguns dias, principalmente se o indivíduo já saiu daquela empresa há anos. No caso de o trabalhador prestar concurso e os dias trabalhados servirem como pontuação, a Declaração de Tempo de Serviço também será importante.
O que essa Declaração de Tempo de Serviço precisa ter?
A empresa terá de dizer que, conferindo em seus registros particulares, confirma que determinado profissional realmente trabalhou para ela durante X anos, reforçando que os dados pessoais desse funcionário têm de ser escritos: número da carteira de trabalho, por exemplo, além do CPF. Se a pessoa ainda trabalha lá, é só escrever que ela ainda é uma funcionária e que existe X anos “até o momento”.
A cidade onde a empresa fica tem de ser mencionada, além da data contendo o mês por extenso. No final, não é suficiente que o chefe assine: é importante que o nome dele também esteja digitado, assim como qual é o seu cargo. O nome todo da companhia também vai estar ao final, junto à inscrição de CNPJ.
Como é a organização gráfica dessa declaração?
Não é possível que a Declaração de Tempo de Serviço seja feita à mão: esse documento tem de ser impresso e, se o Recursos Humanos quiser, pode inserir o logotipo da empresa para proporcionar ainda mais confiança. É fundamental ainda que se coloque uma fonte legível, como a Times New Roman 12, e que a declaração não tenha itens coloridos. Por outro lado, alguns colocam a quantidade de dias trabalhados em negrito, assim como o nome completo do profissional: isso é aceito.
O que o profissional precisa conferir?
Quando o requerente pega a Declaração de Tempo de Serviço, ele precisa avaliar se os seus dados pessoais estão certos e se os anos trabalhados estão corretos. No caso de estar em dia, vale a pena que o profissional tenha o trabalho de fazer as contas, porque isso é muito crítico quando se trata de requerer aposentadoria.
Se o trabalhador conhece a assinatura dos seus superiores, é recomendado que ele confira se o nome que está impresso é mesmo o de quem assinou. Outra coisa importante é dizer aos Recursos Humanos se existir algum erro.