Quando os documentos são utilizados virtualmente, os cidadãos ficam com mais tempo e evitam perde-los. Para as empresas, essa facilidade é igual e é conseguida por meio do e-CNPJ. Ele é uma espécie de cópia digital do CNPJ comum e os serviços que se pode realizar com ele são iguais ao documento impresso. Ele tem a garantia da Secretaria da Fazenda da mesma maneira e quem o realiza é o representante legal.
Quais são as utilidades?
São muitos os processos que os empreendedores podem fazer usando o e-CNPJ e destaca-se que eles têm o mesmo reconhecimento dos órgãos federais. Um dos processos é o reconhecimento de firma, que se torna bem mais ágil.
Para que uma escritura da empresa seja reconhecida, por exemplo, a cópia do CPF precisaria ser levada por alguém até o cartório, mas esse documento digital pode ser encaminhado imediatamente pela rede. Com isso, não se precisa pagar o envio e o reconhecimento de firma é mais rápido.
Para consultar contribuições
As declarações de imposto que as empresas fazem ficam em um sistema que se chama Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte ou então e-CAC. Para que os gestores possam acessar essas declarações e diferentes informações a respeito de contribuição tributária, é fundamental que eles possuam esse documento digital.
Alguns dos dados que os gestores conseguem ver quando usam o e-CAC são os impostos e também possíveis dívidas. Se a companhia tem alguma intimação, os empreendedores podem visualizar e até mesmo os despachos.
Para e-mails
As empresas sempre enviam algum e-mail e recebem-nos também, inclusive aqueles que tratam de informações secretas. Todavia, mesmo que o provedor de e-mail tenha segurança e o próprio dispositivo também, é certo que o risco relacionado aos hackers sempre permanece. Nesse contexto, o e-CNPJ também é útil.
É certo que já se ouviu tratar de “e-mail criptografado”, que é uma maneira de essas correspondências eletrônicas terem códigos que não são lidos por qualquer um. Se há o registro digital, as empresas podem usar a opção de criptografar os seus e-mails.
Nota fiscal
O certificado digital que é mais comum para as notas fiscais eletrônicas é chamado e-NF. Entretanto, os que têm o e-CNPJ também conseguem emiti-las e os empreendedores que escolhem essa forma de nota fiscal deixam de precisar de folhas destacáveis que podem, além de ser perdidas pela empresa, serem perdidas pelos clientes.
Como obter o e-CNPJ?
Existem alguns institutos que proporcionam esse certificado digital, mas é importante que a empresa escolha algum que seja sério e uma escolha segura é a Caixa Econômica Federal, havendo também a Certisign. Outros 12 institutos para a certificação digital das empresas são mostrados pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI): http://www.iti.gov.br/icp-brasil/estrutura.
Para o certificado digital que vem da Caixa Econômica, é necessário um formulário de solicitação que terá as informações dessa empresa. Depois, o gestor apresentará alguns convênios e também há documentação jurídica. A solicitação do e-CNPJ pode ser acompanhada através de um protocolo e é preciso ter Windows superior ao 7.