Modelo de Oficio de Solicitação

Dentro das grandes empresas, é comum que um setor precise fazer a sua comunicação com outro para pedir dados ou para tomar decisões. Sempre que um departamento quer pedir algo, é usado o ofício de solicitação, que é um documento curto.

Além do ambiente corporativo, as solicitações através desse ofício podem ser para qualquer tipo de autoridade também. Sendo assim, quando algo tem de ser requisitado aos bombeiros, por exemplo, ou a um diretor escolar, também se faz esse tipo de ofício.

Em quais tipos de situações é necessário que um ofício de solicitação seja feito?

Suponha-se que o funcionário da Contabilidade está com problemas no software que utiliza e necessita que os seus gestores providenciem a manutenção: ele pode fazer esse ofício para pedir de maneira formal. O mesmo ocorreria se esse mesmo colaborador da Contabilidade precisasse de recibos que estivessem em outro departamento: por intermédio desse ofício, ele poderia fazer a requisição ao responsável.

Usou-se a Contabilidade como exemplo, mas o ofício de solicitação pode ser emitido por qualquer departamento, assim como recebido pior qualquer setor. Além disso, não é obrigatório que ele seja impresso: antigamente, ele era sempre feito em papel, inclusive à mão, e havia funcionários para levar até cada destinatário. Agora, com a existência da comunicação interna virtual, podendo ser chamada de Intranet, esses ofícios podem ser encaminhados através desse sistema ou por um e-mail corporativo.

Os cidadãos podem fazer um ofício de solicitação? Em que contexto?

As pessoas podem criar um ofício dessa natureza quando querem solicitar algo a uma fornecedora de serviços, por exemplo. Apesar de ser mais usual que se mande uma mensagem através do canal de atendimento ou até das redes sociais, além de um e-mail, não existe proibição em fazer um ofício.

No caso de um bairro estar com problemas referente ao abastecimento de água, por exemplo, um morador ou um conjunto deles pode mandar para a companhia um ofício solicitando informações sobre quais reparos estão previstos.

O que se escreve no ofício de solicitação?

Primeiramente, quem escreve tem de numerar o ofício, colocando “n°1”, por exemplo, se é o primeiro que ela encaminha. Deve-se por o departamento ao qual se manda (se for dentro de uma empresa) ou o órgão, mencionando o município. Escreve-se qual é o nome de quem está fazendo o ofício e o seu CPF, assim como o seu cargo e outros mais.

Depois dessa pequena identificação, o indivíduo explica o que está requisitando e a razão para isso. Depois, ele põe novamente a cidade e escreve toda a data; posteriormente, vem a assinatura, que pode ser eletrônica.

Aparência do ofício de solicitação

O ofício precisa estar com a formatação correspondente à Associação Brasileira de Normas Técnicas, o que quer dizer que a sua fonte tem de ser Times New Roman. Pular algumas linhas entre as partes do ofício é obrigatório e, se for digital, usa-se o espaçamento. No ofício manuscrito, basta que ele seja legível e com a norma padrão.